CFA : unifier les outils de votre organisme de formation.
Inscriptions, plannings, facturation, suivi pédagogique : chaque logiciel de votre organisme gère efficacement son domaine, mais le lien entre eux repose souvent sur des exports manuels ou des tableurs. Nous vous accompagnons pour structurer et automatiser votre système d'information, de la candidature à la sortie de l'apprenti.
Système d'information
Les mêmes situations reviennent d'un organisme à l'autre.
- La même information est saisie plusieurs fois : à l'inscription, dans le dossier de formation, puis pour la facturation.
- Les logiciels s'échangent des données par export et import de fichiers, à la main, à date fixe.
- Le temps passé sur l'administratif suit le nombre de dossiers, sans que les outils absorbent cette charge.
- Une procédure tourne parce qu'une personne la connaît. Elle n'est écrite nulle part et elle s'arrête avec elle.
- Les éléments attendus par les financeurs sont répartis entre plusieurs applications, puis rassemblés à la main.
- Le parcours complet d'un apprenti, de la candidature à la sortie, ne se lit dans aucun écran unique.
Quatre façons d'entrer dans le sujet.
Audit des outils
Un relevé de ce que vous utilisez, de ce que chaque logiciel détient et de ce qui circule entre eux.
- Inventaire des logiciels et des accès
- Repérage des saisies faites deux fois
- Rapport écrit, pistes classées par effort
Connecter vos outils
Faire circuler les données entre vos logiciels sans passer par un export manuel.
- Vérification de ce que chaque outil expose
- Mise en place des échanges, par étapes
- Contrôle de ce qui passe et de ce qui échoue
Automatiser l'administratif
Confier les tâches répétitives du suivi administratif à un enchaînement automatique.
- Description du processus tel qu'il est exécuté
- Automatisation étape par étape, chacune testée
- Reprise manuelle prévue en cas d'anomalie
Placement des apprentis
Le suivi des entreprises, des offres et des mises en relation, vu depuis le poste de chargé de relations entreprises.
- État des lieux du suivi actuel
- Ce qui peut être outillé
- Ce qui relève du métier et ce qui s'outille
Cas pratique : PRONOTE Campus (ex-Hyperplanning).
Nous vous accompagnons dans l'automatisation de PRONOTE Campus (anciennement Hyperplanning) : connexion unifiée (SSO), création automatique des comptes dès validation de l'inscription, et gestion dynamique des groupes et promotions.
Une intervention sur un autre logiciel de gestion de la formation reste possible. Elle commence alors par vérifier ce qu'il expose et ce que votre licence autorise.
Connexion sécurisée unifiée (SSO)
Le planning s'ouvre avec le compte Microsoft de tous les jours, authentification multifacteur comprise.
Création automatique des comptes
Une inscription validée dans l'outil de référence crée le compte apprenant ou formateur dans PRONOTE Campus par son API, déjà affecté à sa promotion.
Ajout dans les groupes
Un changement de promotion ou de groupe se répercute sans nouvelle saisie, jusqu'à la désactivation du compte au départ.
Suivi et rapports
Bilans d'assiduité et tableaux de bord produits à partir des absences et retards déjà saisis, sans export manuel.
La reprise de données se traite à part.
Remplacer un outil ou récupérer un historique demande une reprise de données propre, distincte des connexions au quotidien. Elle a sa propre page.
Comment se déroule une intervention.
Cadrage
On part de votre situation : ce que vous cherchez à régler, qui est concerné, ce qui a déjà été tenté.
Relevé de l'existant
Inventaire des logiciels, des données qu'ils détiennent et des échanges entre eux. Entretiens avec les personnes qui s'en servent.
Proposition
Ce qui peut être connecté ou automatisé, ce qui ne doit pas l'être, et dans quel ordre procéder.
Mise en œuvre
Par étapes. Chacune est testée avec les personnes concernées avant de passer à la suivante.
Passation
Documentation écrite de ce qui a été mis en place, et prise en main par vos équipes.
Les questions posées avant de signer.
Par où commence une intervention ?
Faut-il changer de logiciel ?
Est-ce compatible avec notre logiciel de gestion de la formation ?
Cela dépend de ce que votre installation expose : une interface de programmation, des exports programmés, un accès à la base. Ce point est vérifié sur votre environnement pendant le relevé de l'existant. Aucune connexion n'est annoncée avant cette vérification.
Pour PRONOTE Campus, qui s'appelait Hyperplanning jusqu'à la version 2026, le terrain est connu : interface de programmation pour les comptes et les données de suivi, connexion par les comptes Microsoft via Entra ID. Ce que votre version et votre licence en ouvrent reste à vérifier chez vous.
Qui accède à nos données pendant l'intervention ?
Les accès sont ouverts nommément, limités au périmètre concerné, et refermés à la fin de l'intervention. Le relevé de l'existant se mène sur vos environnements, sans copie des dossiers de vos apprentis en dehors.
Que reste-t-il à notre charge ?
Travaillez-vous sur site ?
Et si le besoin déborde de ce qui était prévu ?
Commencer par voir clair.
L'audit des outils pose l'état de votre système sur le papier. Si vous préférez en parler d'abord, un rendez-vous suffit.