Automatisation des tâches administratives.
Une tâche administrative répétitive coûte du temps, expose aux oublis et s'appuie souvent sur un savoir qui n'est formalisé nulle part. Nous vous accompagnons pour écrire et automatiser ces processus.
Décrire le processus tel qu'il tourne.
Plutôt que tel qu'il devrait tourner : l'écart entre les deux est souvent l'information la plus utile de la mission.
- Qui déclenche la tâche, à quel moment, et sur la base de quel signal.
- Les décisions prises en cours de route, y compris celles qui ne s'appuient sur aucune règle écrite.
- Les cas particuliers que tout le monde connaît sans les avoir listés.
- Ce qui doit rester validé par une personne, et ne sera donc pas automatisé.
Les tâches qui reviennent.
Nous identifions avec vous les tâches chronophages (production de documents, relances pour pièces manquantes, contrôles de cohérence réguliers) pour les confier à des enchaînements automatiques.
- La production de documents à partir de données déjà saisies ailleurs.
- Les relances liées à une pièce manquante ou à une échéance qui approche.
- La transmission d'informations d'un service à l'autre, quand elle se fait aujourd'hui par mail.
- Les contrôles de cohérence sur les dossiers, passés en revue à intervalle régulier plutôt qu'à la main.
- La préparation des éléments demandés par un financeur, rassemblés avant d'être vérifiés par une personne.
Comment un automatisme s'arrête proprement.
Chaque processus automatisé prévoit un arrêt propre et une alerte humaine en cas d'anomalie, afin de garder un contrôle absolu sur vos dossiers.
- Chaque enchaînement est testé sur des cas réels avant d'être laissé seul.
- Une anomalie interrompt le traitement et alerte une personne nommée, plutôt que de poursuivre.
- Le chemin manuel reste disponible et documenté.
- Ce qui a été automatisé est écrit noir sur blanc, pour que vos équipes puissent le reprendre ou le désactiver.
Commencer par une tâche.
Une seule, choisie pour ce qu'elle coûte et pour sa régularité. Le reste suit, au rythme que vous fixez.