Reprise de données
Changer d'outil en emmenant l'historique.
Un changement de logiciel se joue rarement sur les fonctionnalités. Il se joue sur ce qu'on arrive à emmener avec soi : les dossiers en cours, les années précédentes, et les pièces qu'il faudra encore produire pour un contrôle.
Avant tout
Le tri précède le transfert.
Tout reprendre coûte cher et transporte les erreurs anciennes. Le tri relève d'une décision métier, arrêtée avec vous.
- Ce que vous êtes tenus de conserver, et pour quelle durée.
- Ce qui sert encore au quotidien, par opposition à ce qui n'est consulté qu'exceptionnellement.
- Les doublons et les enregistrements incohérents, à traiter avant le transfert plutôt qu'après.
- Ce qui peut rester consultable dans l'ancien outil ou dans une archive, sans entrer dans le nouveau.
Le transfert
Du premier essai au transfert complet.
- Extraction de l'outil de départ, dans les limites de ce qu'il permet d'exporter.
- Mise en correspondance des champs entre l'ancien et le nouveau, écrite et relue avec vous.
- Un premier passage sur un jeu réduit, vérifié par les personnes qui connaissent les dossiers.
- Le transfert complet, puis un relevé de ce qui n'est pas passé et pourquoi.
Après
Retrouver un dossier, des années après.
- Retrouver un dossier ancien, y compris s'il n'a pas été repris intégralement.
- Savoir d'où vient une donnée, quand deux sources se contredisaient.
- Conserver l'export d'origine, qui reste la seule référence en cas de doute.
Avant de signer avec un nouvel outil.
C'est le bon moment pour vérifier ce que l'ancien laisse sortir et ce que le nouveau accepte de recevoir. Après la signature, la marge de manœuvre se réduit.