Automatisation de la chaîne de facturation.
De l'émission du devis jusqu'à l'écriture comptable, la donnée financière traverse de multiples logiciels. Plutôt que de reposer sur des exports manuels et des relectures chronophages de fin de mois, nous vous accompagnons pour fluidifier ces transitions.
Six maillons, et cinq endroits où la donnée peut s'arrêter.
Le travail porte sur les passages plutôt que sur les outils eux-mêmes. Une organisation possède rarement les six maillons : la chaîne se traite sur la portion qui vous concerne.
- 01
Devis et commande
Le document part de la source qui détient déjà le client et le tarif : un CRM, un outil de gestion, une boutique en ligne.
- 02
Signature en ligne
La signature électronique renvoie une date, un signataire et un document scellé. Ce sont ces trois éléments qui déclenchent la suite.
- 03
Encaissement
Paiement par carte, prélèvement ou virement. Chaque encaissement porte une référence, seul moyen de le rattacher ensuite à la bonne facture.
- 04
Facture
Émise à partir des mêmes données, sans les ressaisir, et numérotée par un seul outil pour que la série reste continue.
- 05
Rapprochement bancaire
Les écritures bancaires rejoignent les factures correspondantes. Ce qui ne se rapproche pas automatiquement est présenté à une personne.
- 06
Écriture comptable
La pièce arrive chez le comptable avec son affectation, sa date et son justificatif attachés.
Ceux que vous avez déjà.
Nous interconnectons vos outils existants (signature électronique, solution de paiement, logiciel comptable) pour transmettre la donnée sans ressaisie.
- Ce que chaque outil expose : une interface de programmation, des notifications d'événement, des exports programmés.
- La référence commune qui relie un même client et une même facture d'un bout à l'autre de la chaîne.
- L'outil qui fait autorité sur la numérotation, les montants et les dates, quand deux sources se contredisent.
- Le traitement de la taxe sur la valeur ajoutée, des devises et des avoirs, arrêté avec votre comptable avant la mise en place.
Le périmètre se fixe avec votre comptable.
L'intégration transporte l'information de manière fiable, tandis que la validation finale et les règles fiscales restent sous le contrôle strict de votre service financier.
- La validation des écritures reste tenue par une personne, quel que soit le degré d'automatisation.
- Les contrôles de cohérence signalent un écart avant la clôture, pendant qu'il se corrige encore.
- Ce que la chaîne ne rapproche pas seul est présenté en liste courte, plutôt que noyé dans le reste.
Cette chaîne existe indépendamment d'un CRM.
Une boutique en ligne, un outil de facturation et un logiciel comptable suffisent à la faire tourner. Quand un CRM est en service, il devient l'un des maillons : il détient le client et le devis, et reçoit en retour l'état de paiement. Les deux sujets se traitent séparément.
Partir du mois qui coince.
Décrivez ce qui se passe aujourd'hui entre l'émission d'une facture et son arrivée en comptabilité, et par combien de mains cela passe. C'est là que se trouve le sujet.